プライバシーポリシー
TRAFEED INTERVIEW（仮称）／法務レビュー前ドラフト。個人情報保護法第 32 条の公表事項（事業者の名称・住所・代表者、利用目的、開示等の手続、安全管理措置の内容、苦情窓口）を含む。本ポリシーの約束は DPA、同意画面、保存・削除の実装、外部事業者の実契約と一致させる。
1. 事業者
株式会社TIMEWELL（以下「当社」）／所在地：{{登記上の住所}}／代表者：{{代表者氏名}}／個人情報保護管理者：{{役職・氏名}}
2. 適用範囲と役割
- 本ポリシーは、{{サービス正式名}}（以下「本サービス」）の応募者、採用企業の利用者、お問い合わせをされる方に適用します。
- 採用企業は、職業安定法上の募集主体として求人と選考目的を定め、応募者の個人情報の取扱いについて自らの責任を負います。当社は採用企業のために処理する応募者情報について、契約と適法な指示に従って処理します。
- 契約企業のアカウント、請求、サービスの保護、当社への権利請求等については、当社が自らの責任で管理します。
- 採用企業の名称、連絡先、同社の個人情報の取扱いは、応募前に表示します。
3. 取得する情報
| 対象 | 主な情報 |
|---|---|
| 応募に関する情報 | 氏名、連絡先、対象求人、履歴書・職務経歴、成果物への任意リンク、事前回答、日程、希望言語、配慮の希望 |
| 面接に関する情報 | 音声のリアルタイム処理、文字起こし、質問、回答、職務に関する観察・評価参考情報、訂正、人間の確認記録 |
| 任意の保存情報 | 個別に選択した録音・録画、保存目的・期間 |
| 同意・権利行使 | 表示した文書の版、同意・撤回、訂正・削除等の依頼、対応記録 |
| 個別の確認支援 | 別途説明・同意された氏名表記、職務に必要な資格・経歴・確認結果 |
| 企業利用者情報 | 氏名、企業、役割、メール、認証情報、閲覧権限、操作記録 |
| 契約・請求情報 | 企業の契約、請求先、利用数量、支払状態。カード情報は決済事業者が取得し当社は保持しません |
| 技術情報 | セッション、必須 Cookie、IP アドレス、ブラウザ、接続品質、不正対策・アクセス監査の記録 |
- 要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴等）は取得しません。履歴書等に含まれていた場合は評価用データから分離し、選考に用いません。職業安定法の指針が収集を禁じる情報（本籍、出生地、思想信条、労働組合への加入状況等）も同様です。
- 応募者の顔、声、文章から性格・感情・誠実性・疾病等を推測するための特徴量は作成しません。顔認証・声紋認証は行いません。
4. 利用目的
- 応募の受付、提出物の整理、本人による訂正、日程調整、本人への連絡
- 職務に即した面接準備、AI 面接の実施、文字起こし、根拠付き評価参考情報の作成、人間による確認
- 説明した範囲での採用担当者・経営幹部のライブ閲覧、応募者が了承した人間面接官の参加
- 個別に同意した範囲での経歴・資格等の確認支援と、その訂正・説明
- 契約企業のアカウント管理、権限管理、契約・請求・支払、サポート
- 不正アクセス・漏えい等の防止、障害対応、利用の監査、法令上の義務への対応
- 開示・訂正・利用停止・削除等の請求への対応と、必要な記録の管理
採用企業が別の求人、長期的な人材候補プール、紹介等へ利用したい場合は、通常の応募同意から自動的に許可されたとは扱わず、目的と条件を別途確認します。
5. 利用しない目的
応募者の書類、回答、録音・録画、評価を、広告、第三者への販売、応募していない他社への紹介、基盤モデル・汎用モデルの学習、統計化した二次利用に利用しません。サービス改善は、内容を含まない稼働指標、合成データ、必要な範囲で適法に管理された誤り調査を基本とします。仮名加工情報・匿名加工情報の作成は行いません。個人データの共同利用は行いません。
6. AI による処理と人間の判断
- 履歴書・事前回答を AI で解釈・要約する処理は、AI 面接への同意と分けて確認します。同意前に書類を LLM へ投入しません。
- AI 出力は職務上の内容を整理した参考情報です。採用・不採用等の重要な判断は採用企業の担当者が行います。根拠、確認不足、訂正方法を用意します。
- AI 利用への不同意、任意の録音保存への不同意、途中参加の辞退それ自体を評価に反映しません。
7. 採用企業への提供
応募先企業の権限を持つ担当者に、当該求人の選考目的に必要な情報を閲覧可能にします。他の採用企業が検索・閲覧できる共通データベースには登録しません。採用企業がダウンロード等により取得した複製は、採用企業が自らの責任で管理します。
8. 委託先と国外処理
- 当社は、ホスティング（Amazon Web Services、東京リージョン）、音声通信（LiveKit）、AI 処理（OpenAI）、文字起こし（Amazon Transcribe、東京リージョン）、メール送信（Resend）、決済（Stripe）、企業利用者の認証（Amazon Cognito、東京リージョン）を委託します。Cognito は企業利用者のアカウント情報（氏名、メール、認証記録）のみを扱い、応募者の情報は扱いません。企業利用者のアカウントは当社が提供する他のサービス（TRAFEED）と共通であり、同一のアカウントで各サービスにログインできます（各サービスでの権限は個別に管理します）。委託先の契約、取扱範囲、再委託、保持、アクセス、保護措置を確認し監督します。
- 応募者の業務データの原本・保存・評価の中心は日本国内に配置します。AI の音声処理・推論、接続品質データ、メール送信記録等には国外処理が含まれます。
- 国外の受領者、国・地域、対象情報、目的、当該国の個人情報保護制度、受領者の措置、保持条件は「処理先と国外処理に関する説明」に具体的に掲載し、同意その他の適法な措置を講じます。必要事項を確定できない構成は利用を開始しません。
- Stripe には企業の請求先・契約・利用数量のみを送信し、応募者情報を送信しません。
9. 第三者提供
本人の同意、必要な委託、法令に基づく場合その他適法な根拠がある場合に限り、必要な情報を取り扱います。法令に基づく請求等に応じる場合、請求の適法性と範囲を確認し、法令上許される範囲で本人または採用企業へ通知します。個人関連情報を第三者から取得して個人データとして利用することはありません。
10. 録音・録画・ライブ閲覧
AI 面接では、面接中のカメラ映像と音声を記録します（2026-09-13 時点で置換：標準で記録。記録の目的・閲覧できる担当者・期間を事前に示し、AI 面接を選ぶ際に同意を確認します。同意しない場合は人による面接を案内し、記録は行いません）。記録は採用担当者・責任者が採用の判断のために見返すためのもので、AI が映像・音声から表情・声・しぐさ・生体反応をもとに感情、性格、健康状態、発言の真偽を推定することはありません。ライブでの閲覧は応募者に事前に示した担当者の範囲で行い、閲覧者と操作を記録します。
11. 保存期間と削除
| 情報 | 標準の保存期間 |
|---|---|
| 未提出の下書き・アップロード | 最終操作から 7 日 |
| 面接の映像・音声の記録 | 選考終了から 30 日（法的請求への対応に必要な場合を除く） |
| 履歴書・事前回答・字幕・評価 | 選考終了から 180 日 |
| 終了処理がされない応募 | 最終選考活動から 365 日で企業に通知し、終了・削除基準へ移行 |
| 同意・アクセス監査 | 原則 3 年。内容を最小化 |
| 請求・税務等の記録 | 法令上必要な期間。応募書類とは分離 |
削除の受付後は速やかに閲覧を制限し、主系から原則 30 日以内に削除します。通常のバックアップは主系削除から 35 日以内に失効し、復元した場合も削除済みデータを再利用しません。外部事業者の既送信情報、採用企業が取得した複製には別の条件が適用される場合があり、担当主体と対応可能な範囲を説明します。
12. 安全管理措置
当社は次の措置を講じます。
- 組織的措置：個人情報保護管理者の設置、取扱規程の整備、権限と職務の分離、テナントごとのアクセス制御、漏えい等の報告体制、定期的な点検・監査
- 人的措置：従業者への教育、秘密保持の誓約、退職・異動時の権限取消
- 物理的措置：主要な処理をクラウド事業者のデータセンターで行い、事務所での端末・書類の管理、持出し制限
- 技術的措置：通信・保存の暗号化、多要素認証、行レベルのアクセス制御、監査ログ、脆弱性対応、ログ・監視に本文や音声を含めない運用、開発環境へ本番データを複製しない運用
- 外的環境の把握：国外で個人データを取り扱う委託先について、当該国の制度を把握したうえで契約と設定により保護措置を講じ、年 1 回以上その実施状況を確認
サポート目的で個人情報を閲覧する場合は、必要性・担当者・期間を制限し記録します。
13. 漏えい等への対応
個人データの漏えい、滅失、毀損等が発生し、または発生したおそれがある場合、当社は個人情報保護委員会への報告と本人への通知を法令に従って行い、採用企業と連携して影響の軽減に努めます。
14. Cookie と外部送信
業務画面では認証、同意状態、画面設定、保護に必要な Cookie のみを使用します。広告ターゲティング、第三者のセッションリプレイ、応募者の横断追跡は行いません。利用者の端末から外部に送信される情報は「外部送信規律に基づく公表」に記載します。
15. 開示・訂正・利用停止等の請求
- 当社が管理する保有個人データについて、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止を求めることができます。請求は{{個人情報窓口メール・フォーム}}で受け付けます。
- 本人確認は請求内容に応じた必要最小限の方法で行い、不要な本人確認書類を一律に要求しません。原則として 5 営業日以内に受付連絡、30 日以内に回答することを運用目標とします。
- 採用企業が対応すべき情報に関する請求は、本人に案内したうえで適切な担当へ引き継ぎます。
- 対応できない部分がある場合は理由と可能な手段を説明します。AI を利用していることだけを理由に訂正・確認の申出を拒否しません。手数料は徴収しません。
16. 苦情の申出先
個人情報の取扱いに関する苦情は{{個人情報窓口}}で受け付けます。応募・選考に関する相談は応募画面に表示する採用企業窓口へもご連絡いただけます。
17. 変更
重要な変更は変更内容と適用開始日を通知し、必要な場合は同意その他の手続を行います。別の目的、学習利用、新しい国外処理を既存の同意へ自動追加しません。
発効日：{{発効日}}／最終改定日：{{改定日}}